Verwerkersovereenkomst DiveOpsHub

Deze verwerkersovereenkomst (“Verwerkersovereenkomst”) maakt deel uit van de overeenkomst tussen:

• Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant (duikschool, duikcentrum of ander bedrijf) die DiveOpsHub gebruikt (“Verantwoordelijke”); en
• Verwerker: IJsselmuiden Management B.V., handelend onder de naam DiveOpsHub, Noorder Leidsevaart 1, 2182 NA Hillegom (“DiveOpsHub”).

Artikel 1 — Begrippen

Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, gegevens over gezondheid, inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek), subverwerker en toezichthoudende autoriteit hebben de betekenis uit de AVG. Overige begrippen hebben de betekenis uit de Algemene Voorwaarden van DiveOpsHub.

Artikel 2 — Onderwerp, aard en doel

2.1 DiveOpsHub verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de Dienst aan de Verantwoordelijke te leveren, zoals omschreven in Bijlage 1.

2.2 De verwerking bestaat uit het verzamelen (ook via het klantportaal en de inschrijfpagina), opslaan, raadplegen, bewerken, verzenden (e-mail, koppelingen), bewaren en verwijderen van gegevens in de Dienst.

2.3 DiveOpsHub verwerkt de gegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de Verantwoordelijke. Deze Verwerkersovereenkomst, de instellingen die de Verantwoordelijke in de Dienst kiest (zoals geactiveerde modules en koppelingen) en de handelingen van zijn Gebruikers gelden als zodanige instructies. Is DiveOpsHub wettelijk tot een verwerking verplicht, dan meldt zij dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

2.4 DiveOpsHub verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden en verkoopt ze niet. Geanonimiseerde, geaggregeerde gebruiksgegevens die niet tot personen te herleiden zijn, vallen hier niet onder.

Artikel 3 — Duur

3.1 Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang DiveOpsHub voor de Verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, inclusief de bewaartermijnen na beëindiging (artikel 13).

3.2 Verplichtingen die naar hun aard doorlopen (zoals geheimhouding) blijven na beëindiging van kracht.

Artikel 4 — Betrokkenen en gegevens

4.1 De categorieën betrokkenen en persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens (gezondheid), staan in
Bijlage 1.

4.2 De Verantwoordelijke staat ervoor in dat hij voor elke verwerking een geldige grondslag heeft, in het bijzonder voor gegevens over gezondheid, gegevens van minderjarigen en kopieën van identiteitsbewijzen, en dat hij de betrokkenen hierover informeert.

Artikel 5 — Verplichtingen van DiveOpsHub

5.1 DiveOpsHub verwerkt de gegevens uitsluitend volgens de instructies van de Verantwoordelijke.

5.2 Iedereen die namens DiveOpsHub toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.

5.3 DiveOpsHub verleent redelijke medewerking aan verzoeken van betrokkenen (artikel 9), beveiliging (artikel 6), datalekken (artikel 7) en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) en voorafgaande raadplegingen.

5.4 DiveOpsHub meldt het als een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG of andere wetgeving.

5.5 DiveOpsHub houdt een register bij van de verwerkingen die zij als verwerker uitvoert (artikel 30 lid 2 AVG).

Artikel 6 — Beveiliging

6.1 DiveOpsHub treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG, gelet op de aard van de gegevens, waaronder gezondheidsgegevens. Een overzicht staat in Bijlage 2.

6.2 DiveOpsHub mag maatregelen actualiseren zolang het beschermingsniveau ten minste gelijkwaardig blijft.

6.3 DiveOpsHub gebruikt geen persoonsgegevens van de Verantwoordelijke om te testen of te ontwikkelen, tenzij de Verantwoordelijke daarvoor schriftelijk toestemming geeft; dan gebeurt dat in een afgeschermde omgeving en waar mogelijk met gepseudonimiseerde of geanonimiseerde gegevens.

Artikel 7 — Datalekken

7.1 DiveOpsHub informeert de Verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en waar mogelijk binnen 48 uur nadat zij er kennis van heeft gekregen, over een datalek dat gegevens van de Verantwoordelijke betreft.

7.2 DiveOpsHub verstrekt daarbij de informatie die de Verantwoordelijke redelijkerwijs nodig heeft voor zijn meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, de betrokkenen, en neemt maatregelen om de gevolgen te beperken.

7.3 De melding aan de toezichthouder en de betrokkenen is de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 8 — Toegang door DiveOpsHub

8.1 Medewerkers van DiveOpsHub en de door haar ingeschakelde hulpmiddelen (Bijlage 3) hebben alleen toegang tot de gegevens voor zover nodig voor het leveren, beheren, beveiligen en verhelpen van storingen van de Dienst.

8.2 Toegang tot de server verloopt alleen via persoonlijke, met sleutels beveiligde verbindingen; toegang tot de gegevens wordt zo veel mogelijk beperkt tot tellingen en metingen, zonder de inhoud in te zien.

8.3 DiveOpsHub gebruikt de AI-assistent (Bijlage 3) alleen via een zakelijk account waarvoor een verwerkersovereenkomst met de aanbieder geldt. Daarbij worden alleen de gegevens opgevraagd die voor de taak nodig zijn, waar mogelijk tellingen en metingen in plaats van de inhoud; de assistent slaat op de server geen persoonsgegevens op. De verslagen van die werkzaamheden staan op de beheercomputer van DiveOpsHub en worden na 30 dagen verwijderd.

Artikel 9 — Rechten van betrokkenen

9.1 De Dienst helpt de Verantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen, onder meer met exports van klant- en apparatuurgegevens, het wijzigen en verwijderen van gegevens en het klantportaal waarin een Eindklant zijn eigen gegevens, formulieren en servicerapporten kan inzien.

9.2 DiveOpsHub verleent redelijke aanvullende medewerking (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar).

9.3 Krijgt DiveOpsHub een verzoek rechtstreeks van een betrokkene, dan verwijst zij die door naar de Verantwoordelijke en informeert zij de Verantwoordelijke; zij handelt het verzoek niet zelfstandig af.

Artikel 10 — Subverwerkers

10.1 De Verantwoordelijke geeft DiveOpsHub algemene toestemming subverwerkers in te schakelen. De huidige subverwerkers staan in Bijlage 3.

10.2 DiveOpsHub legt subverwerkers ten minste vergelijkbare verplichtingen op als in deze Verwerkersovereenkomst en blijft jegens de Verantwoordelijke verantwoordelijk voor hun handelen.

10.3 DiveOpsHub kondigt een nieuwe of vervangende subverwerker ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan. De Verantwoordelijke kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken; leidt overleg niet tot een oplossing, dan mag hij de betrokken dienst beëindigen.

10.4 Partijen die de Verantwoordelijke zelf kiest en koppelt (zoals zijn boekhoudpakket of Google Drive), zijn geen subverwerkers van DiveOpsHub. DiveOpsHub stuurt gegevens daarheen op instructie van de Verantwoordelijke, die daarvoor zelf een overeenkomst met die partij sluit.

Artikel 11 — Doorgifte buiten de EER

11.1 De Dienst wordt gehost binnen de Europese Unie (Finland).

11.2 Enkele subverwerkers (Bijlage 3) zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen daar gegevens verwerken. DiveOpsHub zorgt in die gevallen voor een passend doorgiftemechanisme volgens hoofdstuk V AVG, zoals certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework of de EU-modelcontractbepalingen.

Artikel 12 — Audits

12.1 DiveOpsHub stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen.

12.2 De Verantwoordelijke mag maximaal eenmaal per jaar een audit (laten) uitvoeren, na redelijke aankondiging en zonder de bedrijfsvoering onnodig te verstoren. De kosten zijn voor de Verantwoordelijke, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van DiveOpsHub aantoont.

Artikel 13 — Bewaren, teruggave en verwijdering

13.1 Tijdens de Overeenkomst bepaalt de Verantwoordelijke hoe lang gegevens worden bewaard, met uitzondering van de vaste bewaartermijnen in Bijlage 1, die de Dienst automatisch toepast.

13.2 Bij het einde van de Dienst kan de Verantwoordelijke tot 30 dagen een export opvragen. Na het verwijderen van zijn omgeving bewaart DiveOpsHub de bestanden en een databasekopie nog drie kalendermaanden en verwijdert ze daarna; kopieën in back-ups verlopen uiterlijk 60 dagen later. Wettelijke bewaarplichten blijven onverlet.

Artikel 14 — Aansprakelijkheid

Op deze Verwerkersovereenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit de Algemene Voorwaarden van DiveOpsHub van toepassing, onverminderd dwingend recht en artikel 82 AVG.

Artikel 15 — Slotbepalingen

15.1 Bij strijdigheid met de Algemene Voorwaarden gaat deze Verwerkersovereenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.

15.2 Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

---

Bijlage 1 — Overzicht van de verwerking

Doel: de administratie en bedrijfsvoering van de Verantwoordelijke via de Dienst: klantenbeheer, cursussen en opleiding, verhuur, service en keuring van apparatuur, kassa en facturatie, vul-, beurten- en cadeaukaarten, formulieren en ondertekening, communicatie met Eindklanten en de koppelingen die de Verantwoordelijke kiest.

Categorieën betrokkenen:

• klanten en cursisten van de Verantwoordelijke, onder wie minderjarigen;
• ouders of voogden die voor een minderjarige ondertekenen;
• personen die zich via de inschrijfpagina van de Verantwoordelijke aanmelden;
• medewerkers, instructeurs en andere Gebruikers van de Verantwoordelijke;
• contactpersonen van leveranciers en zakelijke relaties van de Verantwoordelijke.

Categorieën persoonsgegevens:

• identificatie- en contactgegevens: naam, adres, e-mail, telefoon, geboortedatum, taal;
• kopie (foto) van een identiteitsbewijs bij verhuur;
• pasfoto voor een brevet;
• duikcertificeringen en brevetten, cursusinschrijvingen, voortgang per les, notities van instructeurs;
• gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens): medische vragenlijsten, fitheidsverklaringen, de datum van de medische verklaring, of een medische goedkeuring nodig is, en RDC-nummer en -vervaldatum;
• ondertekende formulieren en verklaringen, met handtekening (als afbeelding), tijdstip, apparaat en IP-adres;
• apparatuur van klanten, servicebonnen, keuringen, servicerapporten en foto's;
• verhuurgegevens: uitgifte, teruggave, borg;
• aankopen, facturen, betalingen, offertes en saldi van vul-, beurten- en cadeaukaarten;
• verstuurde e-mails (ontvanger, onderwerp, tijdstip, inhoud);
• inloggegevens (wachtwoorden alleen versleuteld), inlogmomenten, IP-adressen in beveiligings- en systeemlogboeken.

Vaste bewaartermijnen die de Dienst automatisch toepast:

Gegevens	Termijn
Foto van een identiteitsbewijs bij verhuur	5 werkdagen na teruggave; staat de verhuur nog uit, uiterlijk 90 dagen na uitgifte
Inhoud van verstuurde e-mails	3 kalendermaanden na verzending (gegevens over het bericht blijven bewaard)
Registratie-aanvragen die nooit zijn bevestigd	30 dagen
Gegevens van een verwijderde omgeving (bestanden en databasekopie)	3 kalendermaanden na verwijdering
Back-ups	14 dagen op de server, 60 dagen op de externe locatie
Systeemlogboeken van de server	3 maanden
Alle overige gegevens	zolang de Verantwoordelijke ze bewaart, en daarna volgens artikel 13

Fiscale bewaarplichten (zoals 7 jaar voor facturen) zijn een verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke; de Dienst verwijdert facturen niet uit zichzelf.

Bijlage 2 — Beveiligingsmaatregelen

• Hosting: Hetzner, datacenter Helsinki (Finland), binnen de EU.
• Verbindingen: uitsluitend versleuteld (HTTPS/TLS, automatisch vernieuwde certificaten, HSTS).
• Scheiding: elke klant heeft een eigen, afzonderlijke database; bestanden staan per klant gescheiden.
• Toegang: rollen en rechten per module, inclusief een apart recht voor het inzien van medische formulieren; formulieren openen alleen voor wie mag opslaan; sessies vervallen bij deactiveren, rolwissel of wachtwoordherstel.
• Inloggen: wachtwoorden gehasht opgeslagen; beperking van het aantal inlogpogingen en inlogmails; inloglinks voor het klantportaal werken één keer en zijn 30 minuten geldig.
• Webbeveiliging: beveiligingskoppen, waaronder een Content Security Policy; bescherming tegen cross-site request forgery; beperking van uploads (type en grootte); afgeschermd ophalen van externe bestanden.
• Opslag van sleutels: toegangssleutels voor koppelingen (zoals Moneybird) versleuteld in de database van de klant; geheimen van de Dienst buiten de broncode, alleen leesbaar voor de server.
• Server: de applicatie draait afgeschermd van de rest van het systeem (beperkte rechten, alleen-lezen programmamap); geüploade bestanden zijn alleen leesbaar voor de applicatie.
• Back-ups: dagelijks, van alle databases en bestanden, op de server en op een externe locatie, met automatische bewaking die waarschuwt als een back-up uitblijft; herstel is beproefd.
• Logboek: handelingen zoals ondertekenen, aftekenen en het wijzigen van checklistpunten worden vastgelegd met tijdstip en medewerker.
• Onderhoud: beveiligingsupdates van het besturingssysteem en de softwarebibliotheken; periodieke beveiligingsaudit van de code (laatst september 2026).
• Bewaartermijnen: automatisch toegepast volgens Bijlage 1, met bewaking die meldt als een opruimronde uitblijft.

Bijlage 3 — Subverwerkers

Subverwerker	Dienst	Locatie
Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Duitsland)	Hosting van de Dienst en opslag van alle gegevens	Finland (Helsinki), EU
Backblaze, Inc.	Externe opslag van back-ups	EU (regio eu-central, Amsterdam)
Sendinblue SAS, handelend als Brevo (Parijs, Frankrijk)	Verzenden van e-mail namens de Klant en DiveOpsHub (inloglinks, uitnodigingen, bevestigingen, bonnen, rapporten, nieuwsbrieven)	Frankrijk / Duitsland (EU)
Google Ireland Ltd. (Google Workspace)	E-mailpostvakken van DiveOpsHub (contact-, support- en privacyberichten)	Ierland (EU); verwerking in de VS mogelijk, op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en de EU-modelcontractbepalingen
Anthropic, PBC	AI-assistent (Claude) die DiveOpsHub via een zakelijk abonnement gebruikt bij ontwikkeling en technisch beheer; ziet daarbij alleen de gegevens die voor de taak worden opgevraagd. Anthropic verwerkt die gegevens als verwerker op grond van zijn verwerkersovereenkomst (Data Processing Addendum) bij de zakelijke voorwaarden en gebruikt ze volgens zijn zakelijke voorwaarden niet voor training. De verslagen worden 30 dagen bewaard op de beheercomputer van DiveOpsHub	VS, op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en de EU-modelcontractbepalingen die in die verwerkersovereenkomst zijn opgenomen

Geen subverwerker (ter verduidelijking):

• Mollie B.V.: alleen voor het abonnement dat de Klant aan DiveOpsHub betaalt; verwerkt geen gegevens van Eindklanten.
• Healthchecks.io: ontvangt alleen een technisch signaal dat een taak heeft gedraaid, zonder persoonsgegevens.
• Moneybird, Google Drive en een eerder kassasysteem van de Klant: gekoppeld op instructie van de Klant (artikel 10.4).